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新要求只写怎么做却不写不适用时如何退回，会让执行停在半改状态；追加变更是为新增要求同时写明独立验收方式与回退状态的做法，靠新增项可单独验收、也可退回原约定而成立。
判错的后果有两头：把未超范围的要求记成追加，会造成重复确认、执行停等；把已超范围的要求当原事项做，会按原验收单交付而返工。正确做法是先把新要求写成一句可验收的交付结果，再拿原验收单逐项套：原验收项能覆盖且通过条件不变，不记追加；必须新增验收项或改动通过条件，才列为追加候选；只增加步骤而结果和验收不变的，按资源安排处理，不登记为追加变更。
误把不同性质的事项并入追加变更，会让原验收口径和后续对照同时失真。它只适用于新要求仍由原承接方完成、交付物形态与验收主体不变、且原约定尚未进入最终验收或结算封账的场合；改变交付物形态、需要新增外部许可或另立审批的，应按新约定处理；原范围已关闭或已明确停止接收新增的，也不适用。判断前须有双方共同确认的原文本，单方记录不能作为基线。
出问题时多人都能下返工指令，执行者会反复改动而无人对最终结果负责；责任划分是把每项产出指定给一个验收人，并让验收与返工指令从同一处发出，靠同一产出上的指令来源不冲突而成立。
只按最后签字或岗位高低定责，会让同类问题反复出现、真正的控制位置被掩盖。判断时取一个事项编号，把相关动作按编号归集，对每个动作核对三件是否同号：指令从哪来、操作由谁做、放行由谁签。三件能按同一编号串成链，控制位置才成立；缺一件的环节记为记录不完整，不用相邻签字顶替，也不把执行人默认成决定人。无法归集到同一编号的动作，单列待核。
把划分结论直接当追责或考核依据，会误伤协作方，也会掩盖记录缺口。它只适用于动作有先后、每个动作有独立记录且时间可核对的事项，用于事后定位控制在哪个位置；不适用于需要专业判断才能认定的过失、能力或合规问题，也不适用于多个独立单元共同影响结果且输入无法分开的情形。同一时段内任务版本或参与位置变化时，应分段判断；记录缺失的环节保留待核，不推定责任，也不据此确定赔偿。
读者评论
补充一条：沟通完最好当天发个纪要，不然各自记的都不一样
看完沉默了，这不就是我前阵子的经历吗
有一点不太同意，有时候客户自己也不知道要什么，得边做边改
甲方乙方都难，互相体谅一下吧，说到底都是打工的
上次对方口头答应得挺好，转头就不认了，还是得留痕