资料保管 · 分项说明
概念说明
资料保管是让资料在离开形成场景后仍能被定位、读懂并追溯来源的安排，靠固定锚点、版本关系和取用权限配套成立。只追求“不丢失”，会出现同名不同版、旧版继续流通或越权扩散；无限留存又会让新旧资料混杂，取用时难以判断。正确做法是先给每份资料一个可回指的锚点，记录版本替换关系和附件归属，再按用途与敏感程度定取用范围和到期处理。
判断方法
可用盲取测试核对保管记录是否可移交。判断失误时，登记看似齐全，实际只有原保管人知道资料在哪，换人便取不到。做法是选一份常用资料和一份备查资料，不由原保管人操作，只凭当前位置和编号在限定范围内取件；核对取出的实物、位置标签和取出登记是否一致。若中途必须询问原保管人才能找到，说明记录只够本人使用，应先补位置标识和索引，再认定可取。
适用边界
资料保管的边界还受处置状态限制：到达移交、封存或销毁节点后，原在库记录只能说明曾经保管，不能证明眼下仍可取。误把待处置资料当在库资料，会出现记录有、实物已封存或移走的情况。适用前提是处置有记录且位置同步更新；只有处置决定、没有执行记录的，应标为待核，不能按在库对外承诺。处置完成前需继续取用的，应另立临时取用记录。
读者评论
谢谢作者，讲得挺实在，没有一堆套话
对方一直拖着不确认，这情况该怎么破？求支招
请问双方理解不一致的时候，一般先找谁对齐比较合适？
需求文档写完一定让对方签字确认，血的教训