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发生条件是一组在事件之前已经满足、并能重复对应事件出现的状态项；它靠可重复的对应成立，单次同现不足以列为条件。核对时先记录事件发生的时点，再向前追溯每个候选条件首次满足的时点，排除在事件之后才出现的项，最后在相同条件下观察事件是否再次出现；若按所列条件重复仍不出现，说明清单未列全。
调换候选条件的出现次序，看事件是否仍发生；换序后不再出现的，才把这条先后关系写进条件。
清单只在事件判定标准固定的范围内成立；把算不算发生的门槛放宽或收紧，原先列出的条件会增减，不能跨标准套用。
资料准备是把办理所需材料变成可跟踪的状态记录：每份材料从待取、已取、已核到可提交都有明确状态和对应动作；它靠状态闭环成立，而不是靠一次性收齐。操作时先按办理步骤列出材料用途，再逐项登记状态与补正点，最后检查材料之间的主体、时间和编号能否互相衔接；状态不明的材料仍属未准备完成。
资料准备的判断方法，是把已到手的材料按提交顺序摊开，先核对材料之间的一致性，再用要求原文做覆盖。第一步给每份材料标名称、版本日期、份数和出具方；第二步把相邻材料上的主体名称、编号、日期逐处对照，不一致的先记录；第三步用现行要求逐条核对材料，缺覆盖或互相冲突的单列；第四步在交件前按同一顺序复走一遍，只看前面记录的不一致是否已消除。
只适用于申请主体、办理事项和现行要求都已确定，且材料已经到手、能够逐页对照的情形。若某份材料要由第三方出具、翻译或公证，这里只能登记待办状态，不能据此判断能否按时取得；要求本身写成“视情况”“认为必要”等无法落到具体页栏的表述时，也不能用这套方法下结论。不同提交渠道口径不一致时，只登记差异，不自行选定一种。
读者评论
沟通这事真得练，我以前一开口就把对方说急了
上次验收被挑刺挑到崩溃，早知道先看看这类文章
道理讲得透，但我更想知道出了分歧之后该怎么往下推
流程写得挺漂亮，落地全靠自觉，这种最要命
甲方乙方都难，互相体谅一下吧，说到底都是打工的