资料保管 · 分项说明
概念说明
资料保管是把资料的可用状态而非存在状态维持下去：不仅要证明文件还在，还要保证打开时能读懂、能对应到同一对象、能在授权范围内使用。不同介质的资料面临的风险不同，但都要定期验证可读性和关联关系是否仍然成立；只存放不验证，保管就退化为占位。
判断方法
资料保管的判断方法，是把“同一内容的不同版本”和“同一版本的多份副本”分开核对。先取同一内容的两个版本，按登记信息查各自的位置、形成时间和版本先后；再取同一版本的两份副本，查它们是否都能用同一编号找回，并标明哪份是正本、哪份是副本。能说清版本关系和副本去向，才说明保管记录做到了版本层；只能找到内容相同却分不出版本，或副本分散后无法按编号关联，保管记录就只到内容层，需要补登记后再判断。
适用边界
资料保管规则不覆盖未登记或仍在临时流转中的资料；这类资料只能按临时存放处理，不能借用同类资料的存放位置来推定其位置。跨保管周期交接时，上一周期的记录不能自动延续，需重新确认保管范围、责任人和存放位置后再适用。不同载体的存放和查找条件不同，不能把一种载体的登记规则直接套到另一种；资料处于整理、鉴定或等待移交状态时，也只能记为待定，不能当作已纳入正式保管。
读者评论
看完感觉自己以前就是在瞎忙，沟通顺序完全搞反了
谢谢分享，篇幅不长但都是干货
验收前先把标准摊开谈，能省掉后面一大半麻烦
说实在的，写再多流程不如双方坐下来把话说透一次