
资料保管 · 分项说明
概念说明
资料保管始于资料可能被再次引用,且引用时需要分清原件与副本、现行版与历史版;只把资料收在一起,反而会让取用者难以判断该信哪一份。
判断方法
拿一份刚收到的资料,不看经手人的说明,只按现行命名和登记规则判断该放哪里、算哪一版;放好后取两份名称相近的,看登记信息能否把它们区分开。必须再问人才能归位,或索引里分不清这两份,就说明规则缺条目,先补齐再入库。
适用边界
保管记录说明的是某份资料在登记时所处的位置和版本,不核对内容是否准确、是否仍然有效。保管人更换时,之前的记录只反映交接那一刻的状态,之后要重新登记;同一编号被重复使用时,前后记录不能相互比较,需要另起标识。




读者评论
太正式会不会伤和气?我们这边做事讲究一个面子
流程写得挺漂亮,落地全靠自觉,这种最要命
补充一条:沟通完最好当天发个纪要,不然各自记的都不一样
道理讲得透,但我更想知道出了分歧之后该怎么往下推
我们项目组现在开会前都会先对一遍要确认什么,省不少时间