资料保管 · 分项说明
概念说明
资料保管是维持资料在借出与归还之间完整可核对的安排：登记谁取走、用于什么、何时归还，并在归还时核对内容、附件和版本是否与借出时一致。若只保证存放位置安全而不记录流动，缺页或错放后无法定位责任；应逐次登记取用，归还时按借出记录核对，异常单独标记。
判断方法
资料保管的判断方法，是把存放位置和取用权限放在一起核对：抽一份资料，先看登记的位置，再查谁有权取用、最近一次取用是否落在授权范围内。误以为位置在册就等于保管有效，可能出现资料在库却无人能合法取到，或已被人取走却无权限记录。做法是选常用和备查各一份，分别核对位置、权限和最近取用三条记录；三者对不上时，先补权限或位置记录，不能只用其中一条证明可取。
适用边界
资料保管的适用边界，在多人共管时尤其要分清：只有每次位置变更都由同一更新入口写入，保管记录才可作为查取依据；若多人各自改登记、没有合并规则，最后一条记录只反映最后修改者的说法，不能证明实物位置。误把共同保管当成共同可靠，记录会互相覆盖，查找时无法判断哪条为准。适用前提是每份资料有唯一更新责任人或统一合并方式；做不到的，只能把各人记录并列保存，不能合并成一条结论。
读者评论
问一下，验收完之后的维护期责任怎么划分？这块老是含糊
验收到底该按合同来还是按实际需求来？两边差得有点多
需求到底该谁提？我们这边经常是互相等着对方先开口
谢谢，正好卡在一个扯不清的项目上，看了有点方向了
有点不认同，太较真容易把关系搞僵，做生意还得留点情面