资料保管 · 分项说明
概念说明
资料保管常被误认为把文件锁好、存得越久越稳妥；准确说，它是为每份资料规定保存期限、存放位置和到期处置方式的安排，靠期限可查、位置唯一、处置有记录成立。只延长保存而不设到期规则，资料会越积越难辨认，该移交或清除的也无法判断。
判断方法
常见误解是登记时间越新，保管状态就越可信。准确说，要看位置变更是否形成闭合链：上一次归还的复位记录，能否与下一次取出的起始位置接上，且时间、经手人、位置三项不冲突。做法是选一份有借出和归还记录的资料，按时间排列取出、移动、归还、复位四类节点，找出没有承接的空档；再查借出期间同一位置是否被登记给其他资料。链闭合且位置未重叠，只能说明当前登记能支持查找；出现空档、重叠或只能靠口头补充的，应先补记再判断可取。
适用边界
常见误解是资料在库且能取到，就等于能使用。准确说，保管规则只回答存放位置、取用权限和归还状态，不回答载体能否读取、格式能否打开或所需设备是否具备；这些要另做可用性检查。适用前提是保管记录与可用性检查分开保存；把可取当成可用，会在调阅时才发现无法读取。日本b站看大片1769。保管记录缺失或未做可用性检查时，只能先标为待核，不能据此判断资料可用。
读者评论
小团队压根没有写文档的习惯，从哪开始改比较好
说实话看完有点焦虑，手上这摊子事感觉哪哪都是坑
需求最好排个优先级，不然什么都是紧急的，根本忙不过来
轻微不同意见：小项目真没必要搞那么复杂，出问题再说
我们组现在每次验收前都过一遍清单，效率高很多