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资料保管始于资料可能被再次引用，且引用时需要分清原件与副本、现行版与历史版；只把资料收在一起，反而会让取用者难以判断该信哪一份。
拿一份刚收到的资料，不看经手人的说明，只按现行命名和登记规则判断该放哪里、算哪一版；放好后取两份名称相近的，看登记信息能否把它们区分开。必须再问人才能归位，或索引里分不清这两份，就说明规则缺条目，先补齐再入库。
保管记录说明的是某份资料在登记时所处的位置和版本，不核对内容是否准确、是否仍然有效。保管人更换时，之前的记录只反映交接那一刻的状态，之后要重新登记；同一编号被重复使用时，前后记录不能相互比较，需要另起标识。
发生条件是一组按先后或配合关系共同起作用的限制项，用来解释某件事为何在此时成立、在彼时不成立；单项条件通常只是背景。
不要只记条件有没有，要记它是否达到能起作用的分量：同一前提在不同强度下结果不同，可把强度分档，找出事件开始出现的那一档。再核对各条件的有效期，先具备但已消退的不算在场。分量无法测量或分档依据不足时，写未确认，不按有或没有草率下结论。
清单只对当场核对过的那组前提负责：它不说明下次会不会发生，也不能整份搬到另一环境照用。换环境、换时间尺度或对象规模改变后，同一前提的作用会变，需要重新核对。条件在过程中自行演变，或只能靠事后回忆补记的，结论只到核对的那个时点。
读者评论
验收到底该按合同来还是按实际需求来？两边差得有点多
沟通这事真得练，我以前一开口就把对方说急了
补充个土办法，验收的时候全程录屏，后面有争议直接放
沟通这块真是血泪史，前期不问清楚后面全是我背锅