本页分别说明资料保管和现象与原因的概念、判断方法及适用边界。先逐项阅读，再比较两者关注的对象与使用条件。
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先阅读每个概念的定义，再核对可观察的判断方法，最后查看哪些条件下不能直接套用。
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资料保管始于资料可能被再次引用，且引用时需要分清原件与副本、现行版与历史版；只把资料收在一起，反而会让取用者难以判断该信哪一份。
拿一份刚收到的资料，不看经手人的说明，只按现行命名和登记规则判断该放哪里、算哪一版；放好后取两份名称相近的，看登记信息能否把它们区分开。必须再问人才能归位，或索引里分不清这两份，就说明规则缺条目，先补齐再入库。每日大主题赛爆料赛吃瓜。
保管记录说明的是某份资料在登记时所处的位置和版本，不核对内容是否准确、是否仍然有效。保管人更换时，之前的记录只反映交接那一刻的状态，之后要重新登记；同一编号被重复使用时，前后记录不能相互比较，需要另起标识。
现象回答“看到什么”，原因回答“由什么过程产生”；把两者对应起来需要指出中介步骤和可排除的替代解释，不能把结果描述改写成原因。
先在同一个对象身上做前后对照：现象出现之前最近一次状态改变，是最贴近的候选原因。再核对程度对应关系，看原因加强或减弱时现象是否同向变化；两者同步变动、中间环节又能指认，才保留。反过来，原因已具备而现象长期不出现的场合要单独记下，这通常说明还缺一项未纳入的前提。
结论只覆盖本观察所处的尺度：现象按月记录、候选原因按天变化时，只能说明长期同向，无法定位到某一次发生。总体上的对应关系也不能直接套到单个对象。超出原始记录精度，或把观察时段前后拉长后，原有判断需要重做。
读者评论
说实话，有些客户就是边看边改，标准根本定不死
我们验收前都会把该看的材料列清楚，免得现场翻箱倒柜
小团队压根没有写文档的习惯，从哪开始改比较好
谢谢作者，看完心里踏实多了，原来不止我一个这么狼狈